Jak działa SaldeoSMART?
Odczytywanie skanów
SaldeoSMART odczyta samodzielnie z zeskanowanych dokumentów następujące dane:
- Informacje identyfikujące kontrahentów, zarówno dostawców jak i nabywców -nazwa podmiotu, numer VAT, adres, numer konta bankowego w formacie IBAN. Wbudowana jest funkcjonalność weryfikacji danych przez stronę GUS.
- Numery faktur.
- Sposób płatności za fakturę.
- Daty - wystawienia faktury, wykonania usługi, termin płatności.
- Kwoty faktury - brutto oraz z wyszczególnieniem stawek VAT kwoty netto oraz podatku VAT. Wyliczenie podatku VAT jest dodatkowo sprawdzane przez system.
Wkrótce rozpoznawane będą: numery rejestracyjne samochodów, rodzaj i ilość paliwa z faktur ze stacji benzynowych.
Skanowanie dokumentów może odbywać się hurtowo - do jednego pliku. System odczytuje i archiwizuje faktury pojedynczo, co umożliwia ich procesowanie oraz ułatwia podgląd i wyszukiwanie.
Kategoryzacja faktur
Program pozwala na łatwą kategoryzację danych - zgodną z przyjętymi zasadami opisywania faktur specyficznymi dla każdej firmy. Dzięki temu późniejsze wyszukiwanie potrzebnych informacji jest szybkie i intuicyjne a nadane kategorie pozwolą na prawidłowe zaksięgowanie dokumentów w programie księgowym.
Kategorią może być plan kont, kombinacja cech lub wymiarów, a także kategorie rodzajów kosztów, które są zmapowane do planu kont. Dzięki temu kategorie kosztowe mogą być nadawane przez osoby, które nie są księgowymi. System ma wbudowane mechanizmy samouczące i po krótkim czasie jest w stanie samodzielnie przypisywać kategorie na podstawie wcześniejszych zapisów. Po zeskanowaniu faktur użytkownik pracuje z widokiem faktur, papierowe dokumenty nie są już potrzebne.
Importowanie do programu księgowego
SaldeoSMART umożliwia łatwy i szybki import skategoryzowanych danych do programu księgowego. Dzięki stale rozbudowywanej integracji system współpracuje z większości programów księgowych w Polsce.
Zaimportowane dane znajdują się w buforze programu księgowego, gdy program takiego nie posiada to dane importowane są do niezaksięgowanych dokumentów. Ostatecznie to księgowy ma pełną kontrolę nad zapisami, które należy zaksięgować i ma możliwość ich zmiany, jeśli zajdzie taka potrzeba. System daje możliwość natychmiastowego podglądu widoku faktury bezpośrednio z programu księgowego.
